ELEKTRONIK ORTAMDA DEFTER VE BELGEDÜZENLENMESI VE MUHAFAZASI
Teknolojik ilerlemeler ve yükümlülerin bilgisayar kullanım oranlarının artması gibi nedenlerle defter ve belgelerini bilgisayar ortamındadüzenleyen yükümlülerin ayrıca bunların yazıcıdan kağıt ortamındaçıktısını almak ve saklamak zorunda olmaları nedeniyle uygulamadayaşanan zorluklar dikkate alınarak 4731 sayılı Kanunun 4/E maddesi ile213 sayılı Vergi Usul Kanununun Mükerrer 242 nci maddesine eklenen ve 30/12/2001 tarihi itibariyle yürürlüğe giren 2 numaralı fıkra hükmü ile“Maliye Bakanlığı; elektronik defter, kayıt ve belgelerin oluşturulması, kaydedilmesi, iletilmesi, muhafazası ve ibrazı ile defter ve belgelerin elektronik ortamda tutulması ve düzenlenmesi uygulamasına ilişkin usulve esasları belirlemeye, elektronik ortamda tutulmasına vedüzenlenmesine izin verilen defter ve belgelerde yer alması gereken bilgileri internet de dahil olmak üzere her türlü elektronik bilgi iletişimaraç ve ortamında Maliye Bakanlığına veya belirleyeceği gerçek veya tüzel kişilere aktarma zorunluluğu getirmeye, bilgi aktarımında uyulacakformat ve standartlar ile uygulamaya ilişkin usul ve esasları tespitetmeye ve bu Kanun kapsamına giren işlemlerde elektronik imza kullanım usul ve esaslarını düzenleme ve denetlemeye”yetkili kılınmıştır. Bu yetkiye istinaden, Vergi Usul Kanunu uyarıncakağıt ortamında düzenlenen, tutulan, muhafaza ve ibraz edilen defter vebelgeler yerine, aynı bilgileri içeren elektronik defter ve belgelerin oluşturulması, kaydedilmesi, iletilmesi, muhafazası ve ibrazına ilişkin usul ve esaslar 11 Temmuz 2006 tarih ve 26225 sayılı Resmi Gazetede
--------------------------------------------------------------------------------
124/2 yayımlanan 361 sıra No’lu VUK Genel Tebliğinde aşağıdaki gibibelirlenmiştir.
1-Mükelleflerin Taşımaları Gereken Asgari KoşullarUygulamadan yararlanmak için başvuran mükelleflerin, aşağıdaki şartlarısağlamaları halinde, kendilerine elektronik defter ve belge uygulamasınageçmeleri için Başkanlıkça izin verilebilecektir.
1 - Bilanço esasına göre defter tutulmalıdır.
2 - Elektronik ortamda tutulacak defter ve belge sistemi donanım, yazılım, personel ve diğer açılardan uygun bulunmalıdır.
2-Mükelleflerin Başvuru YöntemiElektronik ortamda tutulacak defter ve belge uygulamasından yararlanmak isteyen mükelleflerin izleyecekleri prosedür aşağıdakigibidir:1 - Uygulamadan faydalanmak isteyen mükelleflerin; elektronik ortamdatutmak istedikleri defter ve belgelerini, elektronik muhasebe sistemlerinioluşturan donanım ve muhasebe programlarını, kayıtların nasıloluşturulduğu ve saklandığını, personel ve sistem güvenliklerini içeren bir rapor hazırlamaları ve elektronik defter ve belgelerin veri formatındatutulması ve gönderilmesine ilişkin aşamalı bir planla birlikte yazı ekindeBaşkanlığa göndermeleri gerekmektedir.
2 - Başvuru üzerine işyerinde Gelir daresi Başkanlığınca yapılacakincelemeden sonra, şartları taşıyan mükelleflerle Başkanlık arasında birprotokol yapılacak ve uygulama öncesi hazırlık döneminebaşlayabilecekleri bir yazı ile kendilerine bildirilecektir. 3 - Hazırlık döneminin mükellef için yeterli olmaması halinde, dönemeilişkin süre Başkanlıkça uzatılabilecektir. Ancak, bu dönem her
--------------------------------------------------------------------------------
124/3 halükarda 5 yıldan fazla sürmeyecektir. Hazırlık dönemi içindemükellefler, sadece elektronik ortamda tutmak istedikleri defter vebelgelerini hem elektronik ortamda hem de kağıt ortamında tutacaklardır.
4 - Hazırlık dönemini başarı ile geçiren mükellefe, elektronik defter vebelge uygulaması için bir izin belgesi verilecektir. Mükellefler, yapılan protokolde belirlenen tarihten itibaren defter ve belgelerini yalnızcaelektronik ortamda tutabileceklerdir. zin alan mükelleflerin , —alış ve gider belgelerini, veri formatındaki bilgileri içerecek şekilde elektronik kayıt ve belge haline getirecekler, ayrıca bu belgeleriorijinal haliyle de kağıt ortamında muhafaza etmeleri, —anlaşmalı matbaalarda bastırmak veya notere tasdik ettirmek suretiyle Vergi Usul Kanunu uyarınca düzenlemek zorunda olduklarıbelgelerin aslını, kağıt ortamında düzenleyerek ilgili kişiye vermeleri, ancak bu belgelerin ikinci nüshalarını veri formatına uygun şekildeelektronik ortamda elektronik belge olarak muhafaza etmelerigerekmektedir. 3-Elektronik Defter ve Belge Sisteminin ÖzellikleriElektronik defter ve belge sisteminin, elektronik defter ve belgelerin değiştirilememesi, bozulamaması, silinememesi, okunamaz halegetirilememesi, erişilememesi konularında önlemler içeren kontrolmekanizmaları bulunmalıdır. Elektronik defter ve belge sistemi, elektronik defter ve belgelerin çağrılması ve basılması işlemlerini de yapmalıdır. Sistem, elektronik defter ve belgelerin eksiksiz ve kolaylıkla okunabilir kağıt baskılarınıüretebilme imkanına da sahip olmalıdır. Mükellefler, elektronik defter ve belgeleri Başkanlığın belirleyeceğidönemlerde ve Bakanlıkça belirlenen şekilde DVD-R’lara kaydedecekler
--------------------------------------------------------------------------------
124/4 ve “Gelir daresi Başkanlığı, Yeni Ziraat Mahallesi, Etlik Caddesi, No:16, 06110 Dışkapı / ANKARA” adresine göndereceklerdir. 4- Uyulması Zorunlu Diğer HususlarMükellefler, vergi inceleme elemanlarınca işyerinde vergi incelemesinebaşlanması halinde, inceleme elemanına gerekli her türlü kaynağı (uygun donanım ve yazılımlar, terminallere ulaşım imkanları ve uzman personelgibi) sağlamak zorundadırlar. Mükellefler yazılım, donanım, dosya, personel, dokümantasyon vb.den müteşekkil elektronik defter ve belge sistemlerini, hiçbir şekilde kısmen veya tamamen vergi inceleme elemanlarının ulaşımını ve kullanımınıengelleyecek bir sözleşme veya lisansa konu edemezler. Ayrıca sistemioluşturan öğelerin haczedilmesi halinde, en geç üç iş günü içindeBaşkanlığa haber verilmesi gerekmektedir. Mükellefler, elektronik defter ve belge sistemine ilişkin bilgisayarkayıtlarındaki zarar görme veya işlem görememe ve değişiklik hallerini, Başkanlığa 15 gün içinde bildirerek zarar gören kayıtlarını ayrıntılıolarak açıklamak ve bu kayıtları nasıl tamamlayacağına ilişkin ayrıntılıbir plan sunmak zorundadırlar. Ancak mükelleflerin, sistemde değişiklik yaratmayan hususları bildirmelerine gerek bulunmamaktadır. Örneğin, mükellef A, elektronik kayıtlarını izlediği bilgisayarprogramının yerine yeni bir program satın almış olup, yeni ile eskiprogram birbirleri ile uyumlu bulunmamaktadır. Eski kayıtlar mükellefin mevcut bilgisayar donanımında işleme tabi tutulabilmekte olduğundan Başkanlığın bu konuda bilgilendirilmesine gerek yoktur. Ancak, mükellef B, elektronik kayıtlarının yapıldığı ve saklandığı bilgisayardonanım ve sistemini yenisi ile değiştirmiş olup, eski kayıtlar yenisistemde işleme tabi tutulamamaktadır. Bu durumda Mükellef B, Başkanlığı bilgilendirmek ve eski kayıtların işlenebilmesi için gerekliplanını sunmak zorundadır. Bunun sağlanabilmesi için mükellef; eskikayıtlarını yeni sistemde işlenebilecek şekilde formatlamalı veya eski
--------------------------------------------------------------------------------
124/5 kayıtlarını bu Tebliğdeki şartlara uygun biçimde işleme tabi tutabilecek bir üçüncü kişi ile anlaşma yapmalıdır. 5-Elektronik Kayıtları çeren DVD-R’ların Nitelikleri ve Başkanlığa GönderilmesiBu uygulamadan yararlanan mükellefler, elektronik defter ve belgeleriniistedikleri programda ve formatta tutabileceklerdir. Başkanlığa gelen verilerde birlik sağlanabilmesi için mükelleflerin, Başkanlıktan temin edecekleri veri formatını kullanmaları zorunlu olup;elektronik defter ve belge verileri, bu formatta ve bir defa yazılabilen DVD-R1’lara kaydedilerek (protokolde belirlenen esaslar çerçevesinde)Başkanlığa gönderilecektir. Mükellefler, Başkanlığın belirleyeceği dönemleri içeren verilerin yeraldığı DVD-R’ları, verilerin ait olduğu dönemi takip eden ayın en son günü akşamına kadar Başkanlığa elden veya iadeli taahhütlü posta ilegöndermek zorundadırlar. Mükellefler tarafından gönderilen DVD-R’lar Başkanlıkça (belirlenen formata uygun olarak hazırlanıp hazırlanmadığı yönünde) bir ön denetime tabi tutulacaktır. Ön denetim sonucunda, DVD-R’ların istenilen formata uygun olmadığının anlaşılması halinde durum mükellefebildirilecek ve mükellefler verilen süre içerisinde gerekli düzeltmeleriyaparak yeni DVD-R’ları Başkanlığa göndereceklerdir. 1Tebliğin kullanılan terimler bölümünde yer almayan DVD-R , ngilizce “digitalversatile disc-recordable”ya da “ digital video disc-recordable” sözcüklerininkısaltması olup, 4.7GB ‘den 17GB’ye kadar kapasiteli kullanımı olan disktir. Bakanlık,bu dijital video disklerin (DVD) yeniden yazılabilir olanlarının değil, bir kez kullanımözelliğine sahip olanlarının kullanılması gerektiğini belirtmektedir.
--------------------------------------------------------------------------------
124/6 6-Elektronik Verilerin Muhafaza ve brazıBaşkanlıkça ön denetime tabi tutularak, belirlenmiş olan formatauygunluğu kabul edilen veriler, vergi kanunları karşısında kağıtortamında tutulan defter ve belgeler gibi kabul edilecektir. Vergi Usul Kanununda ve diğer vergi kanunlarında yer alan defter(tasdike ilişkin hükümler hariç), kayıt ve belgelere ilişkin hükümlerelektronik defter ve belgeler için de geçerlidir. Mükelleflerin, verilerini Başkanlığa göndermiş olmaları, defter vebelgelere ilişkin muhafaza ve ibraz ödevlerini ortadan kaldırmamaktadır. Diğer kurumlar tarafından elektronik ortamda tutulan defter ve belgelerin kağıt ortamında ibrazının istenmesi halinde, mükellefler elektronik defterve belgeleri kağıt ortamına aktararak bu yükümlülüklerini yerinegetirebileceklerdir. Bu Tebliğde belirtilen veri formatında yer almayan ve diğer Kanun hükümlerine göre düzenlenmesi, kullanılması veya muhafazası gereken defter ve belgelerin, kağıt ortamında düzenlenmesine, kullanılmasına vemuhafaza edilmesine devam edilecektir. 7-Elektronik Defter ve Belge Sistemine lişkin Diğer UygulamalarBaşkanlık, durumlarını da dikkate alarak mükelleflerin;1- Vergi Usul Kanunu uyarınca düzenlemek zorunda oldukları belgelerin tamamı veya bir kısmını (asıl nüshayı) kağıt ortamında düzenleyerek ilgili kişilere vermelerine ve sadece bu belgelerin ikinci nüshalarını, 2- Vergi kanunlarına göre tutmak zorunda oldukları defterleri, 3- Vergi kanunlarına göre tutmak zorunda oldukları defterlerin yanındaVergi Usul Kanunu uyarınca düzenlemek zorunda oldukları belgelerin tamamı veya bir kısmını (asıl nüshayı) kağıt ortamında düzenleyerek ilgili kişilere vermelerine ve sadece bu belgelerin ikinci nüshalarını,
--------------------------------------------------------------------------------
124/7 4-Vergi kanunlarına göre tutmak zorunda oldukları defterlerin yanındabu defterlerin dayanağı olan belgelerden sadece alış ve gider belgesimahiyetinde olanları veri formatına uygun şekilde elektronik ortamdaelektronik defter ve/veya belge olarak muhafaza etmelerine, bir veyabirkaçını uygulamalarına (Tebliğin diğer bölümlerinde yer alan usul veesaslara uyulmak şartıyla) izin vermeye ve lüzumu halinde verilen izinleri kaldırmaya yetkilidir. 8- znin ptali ve Cezai MüeyyidelerElektronik verileri içeren DVD-R’ların normal süresinden sonra yazılıolarak istenmesine rağmen verilmemesi, Başkanlığa gönderilen ancak belirlenen formata uygun olmaması nedeniyle kabul edilmeyen verilerin, yeniden verilen süre içerisinde de verilmemesi halinde; bu Tebliğe göreverilen izin Başkanlıkça iptal edilebilecektir. zinleri Başkanlıkça iptaledilen mükellefler, 5 yıl süre ile bu Tebliğ ile getirilen uygulamadan yararlanamayacaklardır. zni iptal edilen mükellefler, on gün içinde defter ve belgelerini tasdik ettirecek veya anlaşmalı matbaalara bastıracak ve eski usulde deftertutmaya ve belge düzenlemeye başlayacaklardır. Mükelleflerin elektronik ortamda tuttukları defter ve belgelere ait DVD-R’ları veya gerekmesi halinde orijinal verilerinin, yetkili kişilere ibrazedilmemesi halinde Vergi Usul Kanunun ilgili hükümlerine göre işlemyapılacaktır. Söz konusu Tebliğ ile belirlenen usul ve esaslara uymadıkları tespitedilenler adına, işledikleri fiile göre VUK’dayazılı cezalar uygulanacaktır.
Hiç yorum yok:
Yorum Gönder